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Im Verwaltungsbereich der Volkshochschule Oelde-Ennigerloh ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vollzeitstelle mit einer/ einem

Sachbearbeiter/in (m/w/d)

für Organisations- und Verwaltungsaufgaben vornehmlich im Fachbereich „Integrations- und Deutschkurse“ neu zu besetzen.

Die Volkshochschule Oelde-Ennigerloh ist das kommunale Weiterbildungszentrum der Städte Oelde und Ennigerloh. Träger der VHS ist die Stadt Oelde. Die VHS realisiert die öffentliche Weiterbildung für rund 50.000 Einwohner/innen in einem Umfang von 18.000 Unterrichtsstunden jährlich. Das attraktive und vielfältige Kursangebot in 6 Programmbereichen gestaltet und betreut ein Team von derzeit acht Mitarbeitenden in Zusammenarbeit mit 180 nebenamtlichen Dozenten/innen.

Neben ihren Pflichtaufgaben in der allgemeinen Erwachsenenbildung nach dem Weiterbildungsgesetz NRW führt die VHS im Auftrag des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) Integrations- und Berufssprachkurse sowie offene Kursangebote im Bereich „Deutsch als Zweitsprache“ durch.

Sie betreuen die Kursabwicklung der Deutschkurse im offenen Programm mit Förderung des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge von der Anmeldung bis zur Abrechnung. Bei der Nutzung digitaler Medien unterstützen Sie Kursleitungen und Teilnehmende.

Ihre Aufgaben

  • Anmeldung und Weitergabe von Informationen an Kursteilnehmende
  • Erfassung und Datenverwaltung von Kurs- und Teilnehmerinformationen
  • Kommunikation und Korrespondenz mit Teilnehmende
  • Vorbereitung, Organisation und Begleitung von Maßnahmen zur Durchführung des Kursangebotes für Präsenz- und Digitalangebote
  • Unterstützung der Teilnehmer/innen und Kursleitung bei der Nutzung digitaler Medien
  • Mitwirkung bei der Organisation von Sprachprüfungen
  • Information und organisatorische Unterstützung der Kursleitung
  • Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, Gebühreneinnahmen
  • Erstellen von Honorarverträgen und Honorarabrechnungen

      Die Verwaltungsmitarbeiter/innen wirken in allen Arbeitsbereichen der Volkshochschule mit und vertreten sich gegenseitig, so dass bei Bedarf auch Aufgaben aus anderen Arbeitsbereichen übernommen werden.

      Ihr Profil

      Qualifikation:

      • bevorzugt: Qualifikation als Verwaltungsfachangestellte/r, Abschluss des Verwaltungslehrgangs I bzw. Laufbahnbefähigung für den allgemeinen Verwaltungsdienst (Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt) oder
      • alternativ: eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r

      Erwartungen:

      • freundlicher, verbindlicher und dienstleistungsorientierter Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern, Besucherinnen und Besuchern, Teilnehmenden und Dozentinnen und Dozenten sowohl im Telefonat, im persönlichen Gespräch als auch in der schriftlichen Kommunikation
      • Interesse und Verständnis für die besonderen Arbeitsfelder und Zielsetzungen einer Volkshochschule
      • Motivation, sich flexibel auf die vielseitigen Anforderungen der Stelle und der Struktur der Volkshochschule einzustellen
      • strukturierte und selbstständige Arbeitsweise – eigenverantwortlich wie auch im Team interkulturelle Kompetenz und Fremdsprachenkenntnisse (insbesondere gute Englischkenntnisse)
      • zeitliche wie arbeitsorganisatorische Flexibilität entsprechend den dienstlichen Erfordernissen (Einsatzzeiten im Einzelfall auch abends und an Wochenenden)
      • sicherer Umgang mit digitalen Endgeräten und Medien für Unterrichtszwecke 
      • routinierte Anwendung der üblichen Bürosoftware (insbesondere MS-Office-Produkte) und der elektronischen Kommunikationsmittel sowie Bereitschaft, sich das erforderliche Anwenderwissen für die Nutzung der fachspezifischen Programme der VHS (KuferSQL, KURSNET, BAMF-InGe, WebDoc, vhs.cloud, vhs-Lernportal) anzueignen
      • Fahrerlaubnis der Klasse B

      Ihre Perspektive bei der Stadt Oelde

      • unbefristete Einstellung mit einer Eingruppierung nach EG 8 TVöD bei einer Qualifikation als Verwaltungsfachangestellte/r oder einem abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I bzw. Übernahme im Rahmen einer Versetzung mit Zuweisung einer Planstelle nach Besoldungsgruppe A 8 LBesO A NRW bei Vorliegen der Befähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt des allgemeinen Verwaltungsdienstes
      • zunächst befristete Einstellung für die Dauer von zwei Jahren mit Fortsetzungsperspektive und Eingruppierung nach EG 6 TVöD bei Vorliegen eines geeigneten kaufmännischen Abschlusses oder als ausgebildete/r Rechtsanwaltsfachangestellte/r verbunden mit der Bereitschaft, den sog. “Verwaltungslehrgang I“ berufsbegleitend zu absolvieren (Zulage zur Eingruppierung ab dem Ersten des vierten Monats nach Übertragung der Tätigkeit)
      • Informationen zum Verwaltungslehrgang I finden Sie unter: https://www.stiwl.de/ausbildung/beruflicheweiterbildung/verwaltungslehrgangI/
      • Vergütung/ Besoldung nach Entgeltgruppe 8 TVöD-V bzw. Besoldungsgruppe A 8 LBesO NRW
      • Vollzeitbeschäftigung mit der Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Jobsharing
      • flexible, gleitende, familienfreundliche Arbeitszeiten
      • leistungsorientierte Bezahlung
      • betriebliche Alters- bzw. Zusatzversorgung
      • individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

      Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich erwünscht.

      Die zu besetzende Stelle ist in gleicher Weise für Männer und Frauen geeignet. 

      Ihre Bewerbung

      Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über das Bewerbungsportal der Stadt Oelde bis zum 05.01.2022. Nutzen Sie bitte den Button „Online-Bewerbung“ (unten rechts) und füllen dort ein Online-Formular aus. Anschließend laden Sie bitte Ihre vorbereiteten Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.) hoch. Ihre Eingaben können Sie sich vor dem Versenden in einer Vorschau anzeigen lassen. Während der Eingabe haben Sie jederzeit die Möglichkeit zu pausieren oder das Bewerbungsportal zu verlassen. Beim Verlassen werden Ihre Daten automatisch gelöscht.

      Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen, können nicht übernommen werden.

      Wir informieren Sie gerne. Sprechen Sie uns an!

      Ihr Kontakt

      Informationen über die Tätigkeiten / Aufgabenbereiche:

      Heike Ewers
      +49 2522 72-721
      heike.ewers@oelde.de

      Stellenbesetzungsverfahren / Einstellungsmodalitäten:

      Karl-Bernd Wiegard
      +49 02522 72-304

      Barbara Klösener
      +49 02522 72-350

      bewerbung@oelde.de

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