Schulsekretär*in

für die Betreuung der Sekretariate der Albert-Schweitzer-Schule sowie der Edith-Stein-Schule. Die Teilzeitstellen mit je 13 zu vergütenden bzw. 15 zu leistenden Wochenstunden können auch in Kombination übernommen werden. Schulsekretariate sind zentrale Anlaufstellen für Schüler*innen, Lehrer*innen und Eltern. Als Sekretär*in übernehmen Sie serviceorientiert allgemeine Verwaltungstätigkeiten in enger Zusammenarbeit mit der Schulleitung und dem Fachdienst Schule, Bildung und Sport.

Ihre Aufgaben

• Organisation der schulspezifischen Sekretariatsarbeit
• allgemeine Sekretariatsaufgaben
  • Korrespondenz
  • Erstellen von Texten, Listen, Auswertungen
  • Ausstellen von Bescheinigungen
  • Beglaubigungen
  • Dokumentation
  • Terminüberwachung
  • Telefondienst
• Bearbeitung und Verwaltung von Daten
  • An- und Abmeldungen
  • Zeugnisse
  • Vertragsangelegenheiten
  • Statistiken
• Budgetbetreuung
  • Bestellungen
  • Bearbeitung von Rechnungen
  • Buchhaltung
• Durchführung von Erste-Hilfe-Maßnahmen
• Kooperation mit den Mitarbeitenden des Hausmeisterservices und der OGS
  • Raumbelegung
  • Vorbereitung, Begleitung von schulischen Veranstaltungen

Ihr Profil

Qualifikation:

• Qualifikation als Verwaltungsfachangestellte*r, Abschluss des Verwaltungslehrganges I oder eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich, insb. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder als Rechtsanwaltsfachangestellte*r

Erwartungen

• aufgeschlossene, verantwortungsbewusste und kommunikative Persönlichkeit mit Einfühlungsvermögen und Verständnis für die unterschiedlichen Belange und Interessen von Schülern*innen, Lehrer*innen und Eltern
• freundliches, zuvorkommendes und verbindliches Auftreten
• strukturierter Arbeitsstil und selbstständige Arbeitsorganisation
• zeitliche wie arbeitsorganisatorische Flexibilität entsprechend der dienstlichen Erfordernisse (regelmäßige Einsatzzeiten in der Regel vormittags ab 07:15 Uhr)
• anwendungssichere Kenntnisse der üblichen Bürosoftware (insbesondere MS-Office-Produkte) und Bereitschaft zur Aneignung des Anwenderwissens für die fachspezifische Software (Schild NRW)

Ihre Perspektive bei der Stadt Oelde

• Eingruppierung/Vergütung nach Entgeltgruppe 5 TVöD-V
• unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Teilzeit (13/30 bzw. 15/30 zu vergütende/zu leistende Wochenstunden)
• Freistellung in den Ferien über den Erholungsurlaub hinaus durch höhere Einsatzzeiten während des Schulbetriebs („Ferienausgleich“)
• leistungsorientierte Bezahlung
• betriebliche Alters- bzw. Zusatzversorgung
• Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung

Von Hightech bis Heimat. Oelde verbindet.
Die Stadt Oelde legt Wert auf Diskriminierungsfreiheit und die Gleichstellung der Mitarbeitenden. Bewerbungen sind daher unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Behinderung, Alter, ethnischer Herkunft, Religion und Weltanschauung (im Rahmen der freiheitlich demokratischen Grundordnung) willkommen. Bewerbungen von Frauen werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte und Menschen mit entsprechender Gleichstellung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.