Sachbearbeiter*in (m/w/d)

für Organisations- und Verwaltungsaufgaben bei der Volkshochschule Oelde-Ennigerloh.

Die Volkshochschule Oelde-Ennigerloh (vhs) ist das kommunale Weiterbildungszentrum der Städte Oelde und Ennigerloh. Träger der vhs ist die Stadt Oelde. Die vhs realisiert die öffentliche Weiterbildung für rund 50.000 Einwohner/innen in einem Umfang von 18.000 Unterrichtsstunden jährlich. Das attraktive und vielfältige Kursangebot in 6 Programmbereichen gestaltet und betreut ein Team von derzeit acht Mitarbeitenden in Zusammenarbeit mit 180 nebenamtlichen Dozierenden.

Sie betreuen die Kursabwicklung und –durchführung sowohl für Präsenz- wie Digitalveranstaltungen von der Anmeldung bis zum Gebühreneinzug. Bei der Nutzung digitaler Medien unterstützen Sie Kursleitungen und Teilnehmende und wirken bei der Kursplanung mit.

Ihre Aufgaben

Beratung und Betreuung von Teilnehmenden

• Kursanmeldung und –verwaltung
• Beratung und Unterstützung bei der Auswahl und Buchung von Kursen

Kursorganisation und -durchführung

• Kursvorbereitung und –dokumentation
• Betreuung der Dozierenden (Kurs- u. Terminplanung, Vertragsabwicklung, Materialbestellung, technische Unterstützung)
• Assistenz in den Fachbereichen Kultur | Kreatives und Gesundheit und Deutsch als Zweitsprache im Bereich der Berufssprachkurse

Finanz- und Abrechnungswesen

• Gebühreneinzug und Drittmittelabrechnung

Verwaltung und Marketing

• Bearbeitung der Korrespondenz
• Mitwirkung bei der Durchführung von Marketingmaßnahmen 

Die Verwaltungsmitarbeitenden wirken in allen Arbeitsbereichen der Volkshochschule mit und vertreten sich gegenseitig, so dass bei Bedarf auch Aufgaben aus anderen Arbeits- bzw. Fachbereichen übernommen werden.

Ihr Profil

Qualifikation:

• bevorzugt: Qualifikation als Verwaltungsfachangestellte*r, Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder
• alternativ: eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte*r

Erwartungen

• freundlicher, verbindlicher und dienstleistungsorientierter Umgang mit Teilnehmenden und Dozierenden sowohl im Telefonat, im persönlichen Gespräch als auch in der schriftlichen Kommunikation
• Interesse und Verständnis für die besonderen Arbeitsfelder und Zielsetzungen einer Volkshochschule
• Motivation, sich flexibel auf die vielseitigen Anforderungen der Stelle und der Struktur der Volkshochschule einzustellen
• strukturierte und selbstständige Arbeitsweise - eigenverantwortlich wie auch im Team
• interkulturelle Kompetenz und gute Englischkenntnisse
• zeitliche wie arbeitsorganisatorische Flexibilität entsprechend den dienstlichen Erfordernissen (Bereitschaft zu gelegentlichen Abend- und Wochenenddiensten)
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten und Social-Media-Kanälen sowie die Bereitschaft, sich das erforderliche Anwenderwissen für die Nutzung der fachspezifischen Programme der VHS (Kufer SQL u.a.) und von Drittmittelgebern anzueignen.

Ihre Perspektive bei der Stadt Oelde

• unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Teilzeit mit 30 Wochenstunden
• Eingruppierung/Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TVöD-V
• leistungsorientierte Bezahlung
• betriebliche Alters- bzw. Zusatzversorgung
• Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung

Von Hightech bis Heimat. Oelde verbindet.
Die Stadt Oelde legt Wert auf Diskriminierungsfreiheit und die Gleichstellung der Mitarbeitenden. Bewerbungen sind daher unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung und Identität, Behinderung, Alter, ethnischer Herkunft, Religion und Weltanschauung (im Rahmen der freiheitlich demokratischen Grundordnung) willkommen. Bewerbungen von Frauen werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des LGG bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte und Menschen mit entsprechender Gleichstellung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.